ホームページ修正を外部に依頼するにしても、必要情報をどこで確認すればいいのか

ホームページ修正を外部に依頼するにしても、必要情報をどこで確認すればいいのかわからないというケースもあります。

Web担当者が退職、依頼していたWeb制作会社、ホームページ制作会社が廃業でホームページ修正ができない場合、簡単な掲載情報の修正であっても、ホームページにまつわる情報が全くわからず、何から手を付けていいかわからないという場合があります。「FTP接続情報というのはどこを確認すればわかるのだろう？」「サーバーコントロールパネルログイン情報というのは何だろう？」ホームページ管理を任せていたWeb担当者がいなくなり、ホームページ編集の仕方がわからないという場合、ホームページの種類を調べてホームページを編集するための情報を探すという流れになります。 Web担当者が退職されたり、依頼していたWeb制作会社、ホームページ制作会社が廃業してしまっていた場合、ホームページ修正ができなくなってしまいます。ホームページ制作・運営管理を依頼していたWeb制作会社、ホームページ制作会社が廃業して現在ホームページがどういう状態になっているのかわからないという場合があります。ホームページは公開状態になっているものの、編集もできない、修正の依頼もできない、ホームページに関する情報が全くわからないという状態で、かつ、「依頼していたところと連絡が取れない」という場合です。まず企業ホームページ等のドメイン（URL）から現状を調査する必要があります。ホームページ公開に使用されているサーバーの名義状態によって、編集可能かどうかが分かれていきます。もし一般的なレンタルサーバーを利用していて、自社名義になっている場合は、レンタルサーバー会社に連絡して、ホームページ修正に必要な情報を送ってもらう、パスワードリセット等を行うなどで、対応していくことができます。 Web担当者がいなくなりホームページの情報がわからない場合の対処法

ホームページ修正の前に「何で作られているか」を確認する

ホームページ修正を外部のWeb制作会社に依頼する場合、最初からFTP接続情報やサーバーのログイン情報が必要になるとは限りません。まず確認したいのは、そのホームページがどのような仕組みで作られているのかということです。ホームページには、HTMLファイルをサーバーにアップロードして公開する静的HTML型のものもあれば、WordPressなどのCMSを利用しているものもあります。また、ホームページ制作サービスや独自の管理システムを利用しているケースもあります。この違いによって、修正方法が大きく変わります。たとえば静的HTMLで構築されたホームページであれば、HTMLファイルやCSSファイルなどをサーバーから取得し、該当箇所を修正して再度アップロードするという方法が基本になります。一方、WordPressであれば、WordPressの管理画面から本文を編集できる可能性があります。つまり、「ホームページを修正したい」という問題に対して、いきなりFTP情報を探すのではなく、「このホームページは何で作られているのか」を確認することが先になります。

ホームページの種類を調べる方法

制作会社と連絡が取れなくなっている場合でも、公開されているホームページからある程度の情報を確認できる場合があります。まず、ホームページをブラウザで開いて確認します。 WordPressであれば、ページのHTMLソースや読み込まれているCSS、画像、JavaScriptなどからWordPress特有の構造が確認できることがあります。ただし、WordPressを利用しているからといって、必ず管理画面にログインできるとは限りません。 WordPressの管理者アカウントとサーバー契約者が別になっているケースもありますし、制作会社が管理者として設定されていて、自社側にはログイン情報が渡されていないこともあります。逆に、WordPressではなく静的HTMLであれば、WordPressの管理画面を探しても意味がありません。この段階で重要なのは、「編集画面があるホームページなのか」「ファイルを直接編集するホームページなのか」を切り分けることです。

FTP接続情報とは何なのか

ホームページ修正の際によく問題になるのがFTP接続情報です。 FTPは、サーバーに保存されているホームページのファイルを転送するための仕組みです。現在ではFTPそのものよりも、暗号化されたFTPSやSFTPなどが利用されるケースもありますが、Web制作の現場では「FTP情報」という言葉で、サーバー上のホームページファイルへ接続するための情報全般を指していることがあります。一般的には、接続先となるホスト名、ユーザー名、パスワード、接続方式、ポート番号などを確認します。ただし、FTP情報はサーバーそのものの契約情報と同じではありません。サーバーのコントロールパネルへログインする情報と、FTPでファイルへ接続する情報が別になっている場合もあります。ここを混同すると、「サーバーのログイン情報はあるのにFTP接続できない」「FTP情報はあるがサーバー管理画面には入れない」といったことが起こります。そのため、外部のWeb制作会社へ修正を依頼するときには、「サーバー情報があります」とだけ伝えるのではなく、どのサービスの契約情報なのか、どのログイン情報なのかを整理して伝えることが重要です。

サーバーコントロールパネルとは何か

サーバーコントロールパネルは、レンタルサーバーの契約や設定を管理するための管理画面です。サーバー会社によって名称や画面構成は異なりますが、ドメイン設定、メールアカウント、SSL、FTPアカウント、データベースなど、ホームページ運営に関係するさまざまな設定を管理できます。ここで注意したいのが、「ホームページの編集画面」と「サーバーの管理画面」は別物だということです。 WordPressの管理画面は、基本的にホームページのコンテンツを編集するためのものです。サーバーコントロールパネルは、ホームページを公開しているサーバーそのものを管理するためのものです。さらに、FTPクライアントはサーバー上のファイルを操作するための別の入口になります。この三つを整理すると、ホームページを管理するための情報が見えやすくなります。

ドメインの契約情報も確認する

ホームページが表示されている場合、ドメインについても確認する必要があります。たとえば「example.co.jp」のようなドメインを自社で取得している場合、そのドメインの契約者が誰になっているのかを確認します。ここで問題になるのが、制作会社や代理店の名義でドメインを取得しているケースです。ホームページそのものが自社のものであっても、ドメインの管理権限が別会社側に存在していると、サーバーを変更したり、DNSを変更したりする際に問題になる可能性があります。特に制作会社が廃業して連絡が取れない場合、ドメインの管理権限がどこにあるのかは重要な確認事項です。ドメインはホームページの住所に近い存在です。ホームページのファイルを別のサーバーへ移動しても、ドメインの設定が適切に行われなければ、従来のURLでホームページを表示できません。そのため、ホームページ修正だけのつもりでも、管理情報を調査するとドメインやDNSの確認まで必要になることがあります。

サーバー契約者とドメイン契約者が同じとは限らない

ホームページに関する契約情報は、一つの会社にまとまっているとは限りません。ドメインはA社、レンタルサーバーはB社、メールはC社、ホームページ制作はD社という構成もあります。さらに、Web制作会社が顧客の代わりにサーバーを契約していたり、代理店名義でドメインを取得していたりする場合もあります。そのため、「サーバー会社に電話すれば全部わかる」とは限りません。まず現在のホームページのドメインを確認し、そのドメインがどのサーバーを向いているのか、メールがどこで運用されているのか、契約者が誰なのかを一つずつ切り分ける必要があります。これは、ホームページ修正というよりも、Webインフラの現状調査に近い作業です。

ホームページは見えているのに管理できないという状態

非常に厄介なのが、「ホームページは普通に表示されている」というケースです。企業としては、ホームページが表示されているため、問題がないように感じます。ところが、担当者が退職した途端に、誰も編集できない。会社概要の住所を変更できない。電話番号を変更できない。採用情報を更新できない。問い合わせフォームの設定も確認できない。 SSL証明書やサーバーの契約状況もわからない。このような状態になることがあります。ホームページが表示されていることと、ホームページを管理できることは別問題です。現在問題なく表示されているのは、過去に構築された環境がそのまま動いているだけかもしれません。管理情報が失われている状態では、将来的にサーバー障害やドメイン更新、PHPバージョン変更、CMSの不具合などが発生した際にも対応できなくなる可能性があります。

まず「わかっている情報」を集める

このような状況になった場合、最初からすべてを把握しようとする必要はありません。まずは社内に残っている情報を集めます。過去の請求書、契約書、メール、制作時の資料、サーバー会社から届いた案内、ドメイン更新のお知らせ、Web制作会社とのやり取りなどです。担当者のパソコンやメールアカウントに情報が残っている場合もあります。ただし、退職者の個人アカウントや私物端末などを無断で確認するのではなく、会社の情報資産として適切な手続きを踏んで確認することが重要です。会社のドメイン、ホームページURL、サーバー会社名、ドメイン管理会社名、WordPressの有無など、わかるものから整理していきます。一つでも情報が見つかれば、次の調査につながります。

レンタルサーバー会社がわかれば調査が進む

レンタルサーバーを自社名義で契約しているのであれば、状況は比較的整理しやすくなります。契約者情報を確認し、必要な本人確認を行ったうえで、サーバー会社のサポート窓口へ相談します。ログイン情報がわからない場合でも、契約者として確認できれば、アカウントの復旧やパスワード再設定などの手続きを案内してもらえる場合があります。ここで重要なのは、推測したパスワードを何度も入力することではありません。サーバー会社が用意している正式なアカウント復旧手続きを利用することです。また、サーバーへログインできたとしても、その時点でファイルを変更する必要はありません。まず現在どのようなファイルが存在しているのか、データベースが利用されているのか、メールアカウントが設定されているのかなど、現状を確認することが重要です。

自社名義ではなく制作会社名義だった場合

さらに難しいのが、サーバー契約そのものが制作会社名義になっている場合です。この場合、自社が実際にホームページを利用していても、サーバー会社から直接情報を開示してもらえるとは限りません。契約者と利用者が異なるためです。制作会社が廃業している場合には、契約の移管や新しいサーバーへの移行など、別の対応を検討する必要があります。ここでは、「ホームページを修正する」という当初の目的から、「ホームページを管理できる状態に戻す」という目的へ切り替えた方がよい場合があります。現在の環境に無理に依存し続けるのではなく、新しいサーバーを自社名義で契約し、現在のホームページデータを移行するという選択肢もあります。もちろん、データを取得できること、ドメインを管理できること、移行に必要な権限が確保できることなど、事前確認が必要です。

WordPressの場合は管理者権限を確認する

WordPressを利用している場合には、サーバー情報だけでなくWordPressの管理者アカウントも確認します。管理画面へログインできれば、本文や画像などの修正を比較的容易に行える場合があります。しかし、管理者権限を持っているアカウントが退職者のメールアドレスになっている場合などには注意が必要です。また、制作会社が管理者として登録されているケースもあります。その場合、単純にパスワードを変更するだけではなく、管理者アカウントの整理、不要なユーザーの削除、管理用メールアドレスの変更なども検討する必要があります。さらに、WordPressではテーマやプラグイン、PHP、データベースなど複数の構成要素が関係しています。「文章を一文字修正するだけだから簡単」と考えていても、古いWordPress環境であれば、修正前にバックアップや動作確認が必要になることがあります。

静的HTMLならFTP情報が重要になる

一方、WordPressなどのCMSを使わず、静的HTMLで構築されているホームページでは、FTPやサーバー上のファイルを直接扱う必要があります。たとえば会社概要ページの住所を変更する場合、該当するHTMLファイルを取得して修正し、サーバーへアップロードします。この作業自体は技術的に難しくないケースもあります。しかし、問題は「どのファイルが該当ページなのか」がわからない場合です。ファイル名が「company.html」のように明確であればよいのですが、制作会社独自の構造になっていたり、複数のテンプレートを組み合わせていたりすると、単純な文字検索だけでは判断できない場合があります。また、同じ住所がフッターや会社概要、アクセスページなど複数箇所に記載されていることもあります。一箇所だけ修正して別の場所に古い情報が残ると、ホームページ内で情報が食い違います。

修正前に必ずバックアップを取る

ホームページの管理情報がわからない状態から、ようやくFTPやサーバーへ接続できたとしても、すぐにファイルを編集するのは避けた方がよいでしょう。まずバックアップを確保します。静的HTMLであれば、サーバー上のHTML、CSS、JavaScript、画像、PDFなど必要なファイルを一式保存します。 WordPressであれば、ファイルだけでなくデータベースも重要になります。特に、現在正常に表示されているホームページを修正する場合、「元に戻せる状態」を確保してから作業することが基本です。小さな文字修正であっても、作業対象を間違えればページが表示されなくなる可能性があります。また、ホームページのファイルを取得しただけでは、メール環境やDNS設定などがバックアップされたことにはなりません。ホームページ本体と、ドメイン、DNS、メール、サーバー、CMSなどは分けて考える必要があります。

メールアドレスには特に注意する

ホームページ修正やサーバー移行で忘れられやすいのがメールです。会社のドメインを使ったメールアドレスが同じサーバーで運用されている場合、ホームページだけを移動するつもりでもDNS設定を変更した結果、メールに影響が出る可能性があります。「ホームページを新しいサーバーへ移すだけだからメールには関係ない」と判断するのは危険です。 DNSにはホームページだけでなく、メール配送に関係する設定も存在するためです。そのため、サーバーやDNSを変更する場合には、現在メールがどこで運用されているのかを確認してから作業する必要があります。ホームページの修正をきっかけとして、メールまで利用できなくなるような事態は避けなければなりません。

外部のWeb制作会社へ依頼するときに伝える情報

ホームページ修正を新しいWeb制作会社へ依頼する場合、最初からすべての情報を自社で整理できていなくても構いません。むしろ、「何もわからない」という状態を正直に伝えることが重要です。ホームページのURL、会社名、現在わかっているサーバー会社、ドメインの契約先、WordPressの有無、過去の制作会社、担当者が退職した時期など、わかる範囲の情報を伝えます。その情報をもとに、Web制作会社側で現状調査を行います。この調査によって、FTP情報が必要なのか、WordPressのログイン情報が必要なのか、サーバー会社への問い合わせが必要なのか、あるいはサーバー移転まで必要なのかが見えてきます。つまり、ホームページ修正の依頼は、必ずしも「FTP情報を持っていなければ依頼できない」というものではありません。現在の管理状態を調査するところから依頼することもできます。

「情報がない」のではなく「どこにあるかわからない」だけの場合も多い

企業のホームページ管理では、「情報が完全に消失した」というよりも、「情報が社内のどこに保存されているかわからない」というケースが少なくありません。過去の担当者のメールにある。古い契約書に書かれている。サーバー会社から届いたメールに記載されている。経理部門が請求書を保管している。ドメイン更新の通知が別の担当者に届いている。制作会社との契約書にサーバー情報が記載されている。このように、情報が複数の場所に分散していることがあります。そのため、担当者が退職した時点で、Webに関する情報が突然消えたように感じても、実際には社内のどこかに残っている可能性があります。まず探す。それでも見つからなければ現状調査を行う。それでも管理権限が取得できなければ、サーバー移行や契約関係の整理を検討する。この順番で進めると、必要以上に大掛かりな対応を避けられます。

ホームページ管理情報は一つの資料にまとめておく

今回のような問題を再発させないためには、ホームページ公開後の管理情報を一箇所にまとめておくことが重要です。ドメインの契約先。サーバーの契約先。サーバーの契約者。 FTP・FTPS・SFTPの接続情報。サーバーコントロールパネル。 WordPress管理画面。ドメイン管理画面。 DNS管理先。メールサーバー。 SSL証明書。 Google Search Console。アクセス解析。ホームページ制作会社の連絡先。こうした情報を管理台帳として整理しておけば、担当者が退職した場合でも引き継ぎができます。ただし、パスワードを誰でも閲覧できるExcelファイルなどに平文で保存する方法は避け、適切なパスワード管理方法を採用することが望まれます。重要なのは、特定の一人だけがすべてを知っている状態を作らないことです。

Web担当者の退職はホームページ管理体制を見直す機会

Web担当者が退職したことによってホームページが修正できなくなった場合、単に新しい担当者を決めるだけでは問題が解決しないことがあります。そもそも、なぜ一人の担当者しか管理情報を把握していなかったのか。なぜサーバー契約者が確認できないのか。なぜ制作会社から管理情報が引き継がれていないのか。なぜドメインの契約者が会社ではないのか。こうした問題まで確認する必要があります。ホームページは公開した時点で完成するものではありません。会社概要、サービス内容、料金、スタッフ情報、採用情報、営業時間、アクセス情報など、企業活動に応じて修正が発生します。そのたびに「誰に頼めばいいのかわからない」という状態では、ホームページを営業資産として十分に活用できません。

ホームページ修正をきっかけに管理権限を会社側へ戻す

制作会社が廃業した場合、最も重要なのは、単に一度だけ修正できる状態にすることではありません。今後も自社で管理できる状態を作ることです。ドメインは自社で管理できるのか。サーバー契約は自社名義なのか。 WordPressの管理者権限を持っているのか。 FTPなどのファイル管理権限を確保しているのか。バックアップを取得できるのか。制作会社を変更してもホームページを継続して利用できるのか。こうした点を確認します。制作会社へ管理を依頼すること自体は問題ありません。専門的なサーバー管理やWordPress保守などを外部へ委託することには大きなメリットがあります。しかし、委託と所有権・管理権限の喪失は別問題です。自社が所有するホームページについて、最低限どこに何があり、誰が契約者で、誰が管理できるのかを把握しておくことが重要です。

「修正できないホームページ」を作らないために

会社のホームページは、制作会社に作ってもらった時点で終わるものではありません。住所が変われば修正します。電話番号が変われば修正します。サービス内容が変われば修正します。採用情報が変われば修正します。事業内容が増えれば新しいページを追加します。場合によっては、サーバーやCMSそのものを更新する必要もあります。つまり、ホームページには必ず「運用」が発生します。だからこそ、制作時点から「誰が管理するのか」「どの情報を誰が保管するのか」「制作会社を変更した場合にどうするのか」まで考えておく必要があります。ホームページ制作会社を選ぶ際にも、デザインや制作費だけを見るのではなく、公開後の管理体制やデータの取り扱い、サーバー・ドメインの契約関係、バックアップ、引き継ぎの可否などを確認することが重要です。

ホームページ修正は「情報の所在」を確認するところから始まる

ホームページの文章を一行修正したいだけなのに、FTP情報がわからない。サーバーのログイン情報がわからない。 WordPressの管理画面に入れない。ドメインの契約先もわからない。制作会社には連絡できない。こうした状況は、決して珍しいものではありません。そして、この場合に必要なのは、いきなりファイルを編集することではありません。まず現在のホームページがどのサーバーで公開されているのかを確認する。次にドメインの管理状態を確認する。そのうえで、静的HTMLなのかWordPressなのか、別のCMSなのかを確認する。さらに、自社がサーバーやドメインの契約者になっているのかを確認する。自社名義であれば、契約先のサポートを利用して管理権限を回復する。制作会社名義などであれば、データ取得や契約移管、新しいサーバーへの移行などを検討する。そして、修正作業に入る前に必ずバックアップを確保する。このように、一つずつ切り分けていけば、「何もわからないからホームページを修正できない」という状態から抜け出すことができます。ホームページに関する情報は、目に見えるページだけではありません。ドメイン、DNS、サーバー、FTP、データベース、CMS、メール、SSL、アクセス解析など、複数の仕組みが組み合わさって現在のホームページが成立しています。そのため、ホームページ修正を外部へ依頼する際に「何の情報を渡せばいいのかわからない」という場合でも、まずはホームページのURLと、現在わかっている情報を整理して相談することから始めればよいのです。 Web制作会社やホームページ制作会社にとっても、こうした「管理情報が失われたホームページの現状調査」は、修正作業そのものとは異なる重要な業務です。単純なテキスト修正に見えても、その背景にある管理環境を確認しなければ、安全に修正できない場合があります。そして、調査の結果として必要な情報を整理し、管理権限を会社側に集約し、バックアップを取得し、今後の修正を可能にする。そこまで行って初めて、ホームページは「表示されているだけの資産」から「継続的に運用できる会社のWeb資産」へ戻っていくのです。

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